TUGAS 2
KELOMPOK 2
Materi 6-8
BAB 6
Perencanaan
Pesan Pesan Bisnis
6.1.
Penentuan proses komposisi
Menyusun pesan bisnis yang menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan
bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu
:
1. Perencanaan Pesan
Dalam
tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
a.Penentuan
tujuan
b.Analisis
audiens
c.Penentuan
ide pokok
d.Pemilihan saluran dan
media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan,
selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi
dua kegiatan, yaitu :
1.
Mengorganisasikan
pesan
2.
Memformulasikan pesan
3.RevisiPesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
1.
Menyunting pesan
2.
Menulis ulang
3.
Memproduksi pesan
4.
Mencetak pesan
6.2. Penentuan
Tujuan
Pesan bisnis dapat
menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada
pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk
dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1.
Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang
pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di
tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2.
Membujuk atau
persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal
ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang
dengan orang lain dalam bisnis.
3.
Melakukan kerjasama
atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi
atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama
bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
6.3. Analisis Audience
Analisis terhadap audiens sangat
perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi.Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan
yang mereka terima.
A.Mengembangkan Profil AudiensAnalisis
terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan
tanpa harus melalui penelitian yang rumit.Demikian juga, reaksi atas pesan yang
dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
B.Mengenali penerima primerApabila
penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C.Menetapkan jumlah dan
komposisi audiensJumlah penerima juga memengaruhi
pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan
berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman
AudiensApabila penerima memiliki latar belakang
yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang
relatif sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerimaCara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi
AudiensPesan yang baik akan mampu memenuhi semua
pertanyaan penerima .Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu
kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan
bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1.
Temukan apa yang
ingin diketahui audiens
2.
Antisipasi pertanyaan
yang tidak diungkapkan
3.
Berikan semua
informasi yang diperlukan oleh audiens
4.
Pastikan bahwa
informasi yang diberikan akurat
5.
Tekankan gagasan yang
paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan
emosional dan praktis AudiensPesan yang bbertujuan
membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku
audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada
audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis.Untuk mencapai tujuan komunikasi,
diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens,
terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
6.4.
Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis
mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik)
beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut.Namun perlu
diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang
berbeda.Topik merupakan subyek yang lebih luas.Sedangkan ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. BrainstormingBrainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan
membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok,
mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
1.
Storyteller’s
TourHidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan
pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi
penerima.Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari
pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2.
Random ListTulis
segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya,
pelajari hubungan antara ide – ide tersebut.Bagilah mereka ke dalam kelompok –
kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
3.
Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) WorksheetJika subjek yang dibahas mencakup
pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi
(recommendation) yang akan diberikan.
4.
Journalistic
ApproachPendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan
bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
5.
Question and Answer
ChainPendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok
dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan.Ini banyak terjadi pada
perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat
menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat
didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga
dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan
menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide
pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang
situasinya sama atau relatif sama saja.
6.5.Seleksi
Saluran Media
Pesan-pesan bisnis
harus sesuai dengan situasi yang ada.Ide-ide dapat disampaikan melalui dua
saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis.Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik
dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan
merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu
antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.Saluran
itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis
dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan
laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.Komunikasi Lisan :
1.
Anda menginginkan
umpan balik segera dari audiens..
2.
Pesan anda relative
sederhana dan mudah di mengerti .
3.
Anda tidak memerlukan
catatan permanan
4.
Anda dapat
mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
5.
Anda menginginkan
interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
1.
Anda tidak memerlukan
unpan balik segera.
2.
Pesan anda sangat
rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3.
Anda memerlukan
catatan permanen.
4.
Anda ingin mencapai
audiens yang luas.
5.
Anda ingin mengurangi
distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
1.
Percakapan tatap muka
(pidato, rapat, seminar, konferensi)
2.
Telepon, voice mail
3.
Radio, televisi,
Computer
4.
Pita audio dan video
5.
Teleconference
6.
Video conference
Media pada saluran tertulis :
1.Surat, memo, laporan, proposal
2.
Elektronik mail /
email
3.
Telepon (sms)
4.
Computer
5.
Faks
6.
Telegram
7.
Pos biasa dan khusus
BAB 7
Pengorganisasian Dan Revisi Pesan –
Pesan Bisnis
7.1. Pengorganisasian Melalui Outline
Pada dasarnya,
untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu
pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan
perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1.
Mendefinisikan
dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang
harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap
komunikator. Jikamateri yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya
yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience
akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun.
Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau
menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting
tahap pertama ini.
Apabila pesan yang
disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan
transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola
piker komunikator.
Susunan
suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan,
yaitu
a. Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu
menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat
dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar
dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa
mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat outline.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang
akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya,
sebagai pendukung ide pokok.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline
adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline
yang dibuat.
2.
Menentukan
urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai
mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan
urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua
pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
a. Pendekatan
langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga
dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal
kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah
pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian
diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk
pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan,
dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi
audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan
disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara
umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai
hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan.
Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan
pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif,
gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jikareaksi audience negatif,
gunakanlah pendekatan tak langsung
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok
diantara bebagai model berikut:
a. Direct
request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling
umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct
Request dapat bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda tertarik terhadap
suatu produk baru dan anda berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk
tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka
anda dapat membuat surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi
tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan
langsung (direct request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung
pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan informasi rutin adalah
bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan menjadi netral sikapnya
terhadap pesan yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good
news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan,
atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh
para audience. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk
menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung
karena reaksi audiencenya positif
c. Pesan-pesan
bad news
Jika materi yang diumumkan berisi
berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan
karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak
senang mendengarnya. Oleh karena itu,npendekatan yang dapat diterapkan adalah
pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang
menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan
surat, dan gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan
persuasif
Bila audience benar-benar sangat tidak
tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan-pesan persuasi
(persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan.Untuk
melakukan penagihan pinjaman yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu
membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat
memahami fakta yang ada
7.2. Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian
pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting.Penggunaan kata asing yang
sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai
maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang
sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens,
terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi
proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata
yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien,
juga mudah dipahami oleh audiens.Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata
yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
7.3. Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu
diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.Diketahui
bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat.
Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata
kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan
biasanya berupa kata benda.
1.
Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya
memiliki sebuah subjek dan predikat.Namun tidak menutup kemungkinan suatu
kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih
klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.Klausa independen
merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga
tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2.
Cara mengembangkan
paragraf
Ada dua pendekatan untuk
mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan
deduktif.Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu
baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru
diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi
yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan
persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c). Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan
tertentu.
d). Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan
penerima pesan.Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau
terfokus.
e). Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi
seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu
panjang.Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan
yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai
penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
4.
Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut
menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak
melakukan kesalahan berikut:
1.
Hanya memindahkan
kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2.
Tidak melakukan
penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3.
Mengirim dokumen pada
saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis
kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi
lebih ringkas, mantap dan kuat.
Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca,
pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan
pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual
atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi
menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain
agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan
lain-lain.
BAB 8
Perencanaan Laporan Bisnis
8.1.
Pengertian Dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan
bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta
A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian
fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan
laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
- Untuk
memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
- Untuk
membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan.
- Untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi perusahaan.
- Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal.
- Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
- Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Selanjutnya, laporan bisnis
dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.
- Menurut
fungsinya.
- Laporan
informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa
memberikan rekomendasi.
- Laporan
Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan
pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
- Menurut
subyeknya
- Suatu
laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu
diperoleh.
Contoh :Laporan Akuntansi,
Personalia, Produksi dan sebagainya.
- Menurut
Formalitasnya.
- Laporan
dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala
atau khusus.
- Laporan
menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela,
laporan swasta, dan laporan public.
- Menurut
keasliannya
- Laporan
Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang
lain.
- Laporan
sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
- Laporan
swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan
public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai
Negara.
- Menurut
frekuensinya
- Terdiri
dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
- Laporan
Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai
krisis dalam perusahaan.
- Menurut
jenisnya
- Suatu
laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan
infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak.
laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
- Laporan
surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang
daripada laporan informal.
- Menurut
Kegiatan Projek
- Dalam
melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu
laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
- Menurut
pelaksanaan Pertemuan
- Agenda
: suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya
terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam
pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
- Resolusi
merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu
pertemuan.
- Notulen
adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang
mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan
yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
8.2.
Bagian Pokok Dan Laporan Bisnis
- Pendahuluan
Dalam
bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
- Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
- Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam
penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang
ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
- Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa
penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita
maksudkan.
- Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data
yang tersedia.
Untuk laporan singkat,
beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan
ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah
mengetahuinya.
- Isi Laporan
Bagian terpanjang dari
suatu laporan bisnis adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita membahas dan
mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.Di samping itu, bagian ini
dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.Penulisan laporan
bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
- Penutup
Bagian penutup berfungsi
untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga
mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh
karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman,
sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang
dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan,
atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang
dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
8.3.
Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis
Ada 2
(dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan
bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak
langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara
langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu,
seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat
menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri
sebagai berikut:
- Eksekutif
yang sibuk,
- Lebih
suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
- Ingin
mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
- Ingin
menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
- Kesimpulan
dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
- Ingin
mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
- Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak
langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru
kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada
prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
- Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya,
- Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
- Merasa
kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu
membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih
menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi
8.4.
Penulisan Laporan Singkat
1. Karakteristik Laporan
Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung
yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat
itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal,
antara lain
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
2. Perencanaan Laporan
Singkat
1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan
panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan
sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan
dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka
inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format
laporan diantara empat pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi
laporan yang kosong.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada,
dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu
pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih
benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.
3. Penentuan Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data
yang dieliminasi.
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct
order atau indirect order.
3. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan?
Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan,
kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut
argument yang logis,
4. Pengorganisasian Laporan
Singkat
1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu
dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu
khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan
akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat
menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang
terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya
adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan
sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila
perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas
tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode
yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa
yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan
ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap
informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara
kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan
tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu
organisasi.
a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan
persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek
tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien
dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau
pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan
langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan
pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
8.5.
Membuat Laporan Bisnis Yang Baik
1. Akurat
Hal pertama yang
perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana
mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi
kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara
konkret.
b.Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga
pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat,
memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal
ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Kesimpulan
Jadi dalam suatu organisasi, perlu dipersiapkan terlebih
dahulu mengenai komposisinya dan diperlukan rancangan yang baik. Antara
rancangan dan laporan itu memiliki kaitan hubungan satu sama lain. Untuk
membuat suatu rancangan dan laporan diperlukan juga penyusunan kata yang baik.
Daftar pustaka :
Nama
kelompok :
Doni
(13214239)
Hermawan
prabowo (14214954)
Muklis
anwarudin (17214625)
Niko
ardian (17214945)
Riko
nurman (19214398)
4EA32
Foto kelompok :
